二、办公用品计划、采购、保管及发放管理办法

　　(一)、每月15日以前，各处室、部门自行统计本处或部门的办公用品需求状况，并列出详细计划，分类(日常办公用品、印刷品、其它)填写《用料计划单》，计划本着“节省、实用、必需”的原则，经处室、部门负责人审批后统一提交综合处。

　　(二)、综合处采购人员根据实际情况给予审核并制定采购计划及预算，报经综合处处长审核，总经理批准后进行采购，并于每月25日至30日发放。

　　(三)、公司新到工作人员的办公用品，综合处根据各处室、部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配备必要的办公用品，以保证新到人员的正常工作。

　　(四)、除正常配给的办公用品外，若还需用其它日常办公用品的，由使用部门填写书面《办公用品申请单》，须经综合处处长批准方可领用。

　　(五)、采购人员要以做到办公用品齐全、质优价廉、库存合理、开支适当为原则，并要建立帐目，根据《物资的验收、出入库及保管制度》办好入库、出库手续。

　　(六)、办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，非工作人员不得随意进入库房。

　　(七)、各部门物品领用人应本着勤俭节约的原则使用办公用品，适合以旧换新的用品要以旧换新，综合处有权对各部门的领用情况予以审核与监督。 www.dxs56.com

　　第五章 办公设备(软件)更新、维护、使用制度

　　一、职责及范围

　　1、公司办公设备包括：电脑、复印机、打印机、传真机、电话、照相机、摄像机、移动存储设备、多功能厅彩电、音响、投影仪及各处室、部门配备的空调等各种贵重物品。办公软件是指各类因办公需要而购买或专业制作的软件。为了保证各项办公设备的正常使用，各类办公软件的安全操作，发挥办公设备及办公软件的最大功效，特制定本制度。

　　2、传真机、照相机、摄像机、多功能厅(会议室)内彩电及VCD、DVD均由综合处指定专人保管、使用，定期进行检查，发现问题应及时报告，由综合处通知定点维修公司的技术人员前来检查、维修、保养。

　　3、各处室配备的计算机，由各处室指定专人定期负责清洁工作。

　　二、更新、维修及维护保养

　　1、办公设备的更新是指办公设备的升级或更新、移动存储设备的采购、各类耗材的补给、特殊配套设备的购置。办公设备发生各种故障不能使用时即可进行维修。办公软件的更新是指由于工作而需新购置或升级的各类应用软件。

　　2、需要进行办公设备更新时，由各处室、部门或设备监管人填写《办公设备更新(维修)申请单》，由处室、部门负责人审核、总经理批准，由综合处负责采购。综合处根据市场报价做好新购置办公设备的预算，经综合处处长、总经理审批后购买、发放。

　　3、各类办公设备发生故障时，可随时填写《办公设备更新(维修)申请单》，通过定点公司或专业维修人员进行维修。

　　4、各类办公设备需要更换部件时，应填写《办公设备更新(维修)申请单》，经综合处处长、总经理审批后方可更换。

　　5、各处室、部门要妥善保管本部门或分管的办公设备保修、维修、使用说明书等资料。

　　三、办公设备使用管理规定

　　1、计算机及外设使用时要注意防尘、防磁、防静电、防水、防腐。

　　2、移动存储设备包括移动硬盘和U盘。移动硬盘使用时注意，在硬盘高速运转时严禁硬盘受到外力碰撞，严禁移动硬盘。移动硬盘及U盘在断开与电脑的连接时一定要进行相关操作，当系统提示“您可以安全的拔下设备”时方可拔除设备。

　　3、会议室投影设备的使用由综合处设专人负责，其它人员未经允许及培训严禁使用该设备。每次关闭投影仪的时候都一定要等到投影仪的lamp灯完全熄灭后，才能关闭电源。

　　4、计算机软件及应用软件由综合处统一购买。软件在使用时，要按照要求步骤进入或退出，以免造成软件的损坏。禁止在公司计算机安装其他软件，以免病毒传播。

　　5、日常文档及数据由各处室自行备份。每月二十日前由综合处负责使用移动存储设备对各处室重要文档数据进行备份。日常杀毒工作由各处室自行处理，要求每周至少杀毒一次、升级一次，杀毒软件由综合处提供。

　　6、计算机的清洁与维护实行谁使用谁负责清洁的原则。每周清洁外部两次，不得使用湿抹布，内部每季度必须打开机箱清洁一次，用毛刷或专用工具吹净尘土。第一次清理由综合处指导，以后的清洁由各处自行负责，综合处进行不定期抽查。

　　7、各类办公设备严禁外借、外用。严禁上班时间在计算机上玩游戏、处理与工作无关的文件，严禁用微机看VCD 盘，严禁使用计算机从事不健康活动或不符合国家政策法规的活动，严禁利用网络传播ooo淫ooo秽及危害国家安全的信息。

　　第六章 传 真、 复 印 制 度

　　一、办公复印、传真的管理部门为综合处。

　　二、复印、传真承办范围为行政管理文件、合同及各类相关资料，私人资料恕不接待。

　　三、各处室、部门在进行复印时，必须填写《打印、复印登记单》(附表七)，登记复印纸张的规格和数量。

　　四、各处室在进行传真文件或资料时，要填写《传真收、发文登记表》。

　　五、综合处每月25日根据使用纸张的实际数量，按成本汇总后报财务处。

　　第 七 章 印 刷 品 管 理 制 度

　　一、职责及范围

　　高新物业印刷品是指因工作需要而专门印制的各类空白记录表格、自制内部票据、信封、稿纸等印刷资料。高新物业印刷品的管理部门为综合处。

　　二、印刷品的印制、领用及保管

　　1、高新物业各处室、部门所有印刷品均由综合处负责联系定点厂家印制。

　　2、各处室、部门如需领用，综合处协助记录表格使用单位根据库存及实际需要制定每月计划，于15日前随办公用品计划一并上报，印刷完毕，由综合处通知发放。综合处负责汇总各部门每月印刷品使用数量。

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