(一)公文格式的规范化

　　公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具，人们周围所发生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。由于公文工作是一项普遍性和基础性的工作，因此不能削弱，只能改革和加强。这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。

　　所谓公文规范化，指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。

　　所谓制度，就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文处理的制度化，对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。

　　《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件，也就是国家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。

　　经国务院办公厅提出的1999年由国家技术监督局批准发布的《国家行政机关公文格式》国家标准(gb/t9704—1999)，把我国的国家行政公文格式纳人了国家标准体系，使我国国家行政机关公文规范化、标准化。

　　(二)公文格式的法定性

　　公文写作，在不同的历史时期、不同的社会，它的写作要求是不一样的。回顾几千年来中国历史，我国的公文一直是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务，一直是他们剥削和压迫广大人民群众，维护其统治地位的工具。历史无论朝代怎么变更，公文的这种性质始终没有变动。解放以后，我们党和国家领导的几十年公文改革，彻底地改变了公文的这个性质，把公文变成了无产阶级和人民大众同帝国主义封建主义、官僚资本主义进行斗争的武器，变成了管理自己国家，为广大人民群众服务，推动社会主义发展、推动经济发展和社会进步的工具。

　　正因如此，我国新型公文表现出三大特点：

　　1.坚持无产阶级公文的原则性和严肃性，使我们的公文 在广大人民群众中享有崇高的威望和法定效果。

　　2.运转讯速、工作效率高。由于公文有了党和国家的正 确指导，有了严格的健全的纪律和制度，因此上情下达，下情 上传，横向沟通上体现出迅速、准确、无误。

　　3.廉洁奉公、全心全意为人民服务这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级性和法定性。

　　(三)公文格式的层次性

　　在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。但每个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。这样就形成一个国家的全部公文构成国家公文体系，它反映着国家机关的体系即国家机构的状况;每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统，所有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出公文的层次性。

　　我国现阶段国家公文体系就包括：中国共产党机关文件、政府机关文件(即国家行政机关公文)、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统，它反映了我国政治体制(制度)的本质特性，也反映出具有中国特色的社会主义国家公文的层次性。

　　(四)公文的美观和庄重性

　　公文格式的美观和庄重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同层级，不同用途的公文经约定俗成后制成不同表述形式。

　　公文格式的美观和庄重包括三方面内容，一方面是公文要素的设置和在公文中的排列位置要体现美观和庄重;另一方面是公文传递所采用的介质纸的质量和印刷质量、装订质量的好坏也影响到公文的美观与庄重;第三方面是办文人员在办公过程中认真负责的态度.也影响到公文的美观与庄重。