秘书在实际工作中，常会遇到这些情况:

　　做会议记录，写着写着笔没水了；
　　订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
　　用胶水时，找不到刷子；
　　开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
　　类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
　　这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。

　　工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
　　1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
　　2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
　　3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
　　4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
　　5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
　　6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
　　7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
　　8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。

　　以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。

　　作为秘书,办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
　　1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
　　2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
　　3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
　　4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
　　5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
　　6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
　　7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
　　8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
　　9、与本职工作有关的表格。

　　一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。秘书工作人员的工作效率高不高，与事先又没有计划关系密切。所谓计划，就是什么时间干什么、怎么干、达到什么结果。计划，有心里想的，有见诸于文字的。在执行过程中可能会有变化，但事先计划不计划，效果是不一样的。工作中往往临时性、被动性的工作多，要列出详细计划很难做到，但大体上有个安排是可以办到的。一些年来颇为流行的目标管理实际上就是一种计划管理。列出每年、每季、每月、每周的工作程序图，什么时间干什么，一目了然。出了常计划意外，还有短安排。短到小时、分钟。但是一般来说，以天为单位进行计划比较合适。

　　秘书人员应该把“宁可用不上，也不能不准备”作为座右铭。确实，秘书工作繁杂琐碎，要想不出大错，事先一定要多做准备。宽打窄用，办事才能从容。

　　计划中要注意几点：

　　运筹要有备份计划；撰文要有充足材料；遇到事情多想几套方案；办事要多准备几手。
　　秘书人员也要学会临阵磨枪的准备方法。因为具体人具体事不同，很难说到底怎么个临阵磨枪法，有几个原则可以供参考：

　　1、求精：有些事情已经有所准备，但到了关键时刻，仍然需要自己出难题，以便精益求精。
　　2、挖潜：当遇到突如其来的事情时，抓紧点滴时间进行准备，从时间上挖潜。更重要的是要充分相信自己的潜力，如同运动员那样，发挥自己身体的每一个机能，找到解决问题的方法，切记不要妄自菲薄，认为自己不行，错过了时机。 www.dxs56.com
　　3、韧性: 有的事情尽管事先已经准备好了，但事到临头，又有了一些变化，此时千万不可气馁、烦躁、听之任之。

秘书人员的工作，大到为领导决策服务，小到发文件、打扫卫生、通知开会，比较繁杂。办好一件事，理所当然，算不上成绩，但如果把一件事忘了，那就可能影响大局。人的精力是有限的，有时又受到外界的干扰，要把什么事情都记住，只靠脑子是不行的，需要借助工具。在诸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是小笔记本。

　　秘书人员可以用这个小本子记录当日自己的主要活动；本单位的大事；领导交办的事情；别人交办的事情或者反映的情况;自己想到的事情和对完成好任务的设想等。

　　把事情记录下来后，经常看一看，急事马上办，要领导点头的事情，及时报告。记载的方法不必太正规，字迹自己能看懂就行了，但事情的时间、地点、人物等就需要如实记载。一般情况下，一件事情一记，办完一件划掉一件。这样，工作的事情就不容易忘记了。

　　除了要适当记录之外，秘书工作中还要做到“朝思暮想”。晚上把一天所做的事情回想一遍，有什么不周到，第二天能弥补就弥补。早上上班前把今天要办的事情、昨天遗留的事情想一下，特别是对容易忘记的事情和时间性比较强的事情，例如几点开会、几点接人、领导几点有什么活动等要在脑子里过一下，排好计划。

作为一个秘书人员，一定要勤于思考，善于思考，找到解决问题的最佳方法，使自己逐步成为一个聪明人。俗话说，脑袋像磨盘，转了才出货。话虽粗，但是理可不粗。

　　球掉到了洞里，常规方法是用手去掏，掏不出来怎么办？聪明的人用水灌，球会自己浮上来；小孩掉到了水缸里，正常的营救方法是把水舀干，或者拉人，但故事的当事人都是小孩，没有工具没有力气，叫人又来不及了，聪明的小孩用石头把缸砸破，水流出，人自然被救出。

　　聪明人之所以为聪明人，是因为他们不是按照常规方法思考问题，二是改变了方向，结果就高人一筹。

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