1、  凡下发到继续教育学院的公文统一由学院办公室负责管理，并严格履行签收、登记、传递、立卷和归档等程序。　　

2、  省部级单位下发的公文（包括直接下发给各科室的公文），应及时送交学院办公室办理签收、登记，然后履行借阅手续，再行借阅。　　

3、  东北大学校发文件和继续教育学院院发文件，由学院办公室签收、登记后，送交有关领导批阅，公文处理完毕及时归档。　　

4、  学院与校外企业和办学实体签订的委托培养协议和办学协议原件应送交学院办公室归档。　　

5、  各科室应于本部门举办或参加的重要工作会议结束15个工作日内将会议通知、会议形成的文件（包括会议纪要）和有关重要文字材料、有关影音资料（录像、录音、照片等）辅以文字说明交学院办公室归档。　　

6、  其他与学院各项工作相关的重要资料，如：招生计划、函授站招生备忘录、工作计划、工作总结、财务预算以及学院的历史沿革、大事记等也应及时归档。　　

7、  需要传阅的文件由学院办公室负责及时分送有关领导和有关人员批阅。传阅和借阅公文，应当认真履行借阅登记手续，阅后应及时归还，并履行归还登记手续。　　

8、 每年三月份，学院办公室将对上一年的文件进行整理排序、装订成册并归入档案，外借的文件应于每年三月十日前归还办公室，需要续借的履行续借手续。　　

               **学院　　

               20**年11月