三.我们的初步处理意见和对以后文书档案工作的一些建议：

　　1.在立卷方面应该按照国家颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》和《文书档案保管期限表》确定归档文件和保管期限。综合运用立卷特征，灵活运用二至三个特征来组一个案卷。我们对卷内文件组织得极不规范的一些案卷作了重组，但限于精力和时间有限，大部分案卷保持了原有的面貌。

　　2.每个案卷中的档案不应太多，如一件事包括的档案确实很多，可拆分为连续编号的几个案卷。对于单个案卷中档案过少的案卷，可以联合组卷，或者在文件装订线处用纸加厚再装订，可以既美观又牢固。

　　3.对于50——60年代的档案，我们认为这是很宝贵的历史资料，应妥善保管。但这部分档案由于年代久远，当时的纸质又不好，用笔不规范，到现在已出现纸张发黄、墨迹下渗、字迹模糊的现象。我们认为应立即对这部分档案进行全部或部分的复印工作，以挽救这部分史料。而且文书部门在整理立卷时，就应该把字迹开始模糊，或者纸张极为不好的文件及时复印，一起保存，这样既可以给用户提供方便，又对档案实体作了最大限度的保管，避免因翻阅而带来的毁坏。此外，由于五十、六十年代的文件质量不是很好，一个案卷数量不宜过多。

　　4.我们将80年代以后确实完全一样的重复文件进行了清理。对于垫纸这种现象，我们在重新整理时，将所有的垫纸都拆了下来，重新装卷。保存档案，是根据其使用利用价值来保存的，对于没有利用价值的文件尚且不保存，又怎么能保存这些毫无用处的废纸呢?

　　5.对于定期文件的处理，我们通过参考案卷里面的文件材料，将一小部分定为了长期，大多数定为了短期。通过对案卷保管期限的再判断，我们对所有案卷进行了重新的排列，一年编一个流水号，比如说：1986年，从永久第一卷起，排到了永久第五卷，再将长期第一卷改为了第六卷，依次往后推，并且将同一个保管期限的案卷，按照办公室在前，组织处次之，宣教处再次之的方法，有主次、有顺序的排列。并且将以前案卷上没有注明的卷内文件的件数，页数，起止日期等的地方补充完整。做到使案卷准确，完整。

　　6.对于空白插页而又没有编号的，我们在备考表里作了注明，并认为文书部门立卷时应努力避免这种情况出现。

　　7.我们认为会议记录等应尽可能在速记稿作好之后，应转化为正式文件或正楷抄录件，便于以后查找利用。同时应避免出现“李副市长”、“王处长”等字句，这会对以后的利用查找带来不便。

　　8. 对于不同类型的档案应该分开保管。奖状，照片都应该单独存在一个案卷里，而不应该和纸质材料档案放在一起。照片应该在其背面或者用单独的一页纸注明照片的时间、地点和事件，并注明其参照的纸质材料保存的卷号，件号，使其成为档案有机组成的一部分。

　　四. 结语

　　综上观之， 民间档案工作与文书工作中出现的诸多问题大部分是很基本、很简单的问题，但却因之处理不当，造成了文书不规范、立卷混乱和卷内文件缺乏条理，以至利用困难。成都市民建的问题决不是一个偶然的现象，它反映了我国民主党派归档制度上的漏洞。在当前情况下，各民主党派的档案由谁保管由其自主决定。如，《广东省档案馆收集档案范围实施细则》规定“经协商同意,接收或代存省级各民主党派机构形成的档案”;《苏州市档案馆收集档案范围实施细则》规定“经协商同意，收集或代存苏州市各民主党派机构形成的档案。”但大部分党派的各个地方机构均采取了由其自身保管，不向档案馆移交的方式，各民主党派的地方机构也不向上级机构移交档案。由于缺少指导，就使保存不当的情况普遍存在，且因档案分散造成利用不便。归档过程不规范、保管不力、利用困难是其严重弊病。民主党派在我国发挥着重要的参政议政作用，其形成的档案记录着国家各个方面的信息，是宝贵的史料，是我们档案体系中重要的一环。所以解决民主党派档案工作规范化已刻不容缓。

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